Una regla, para todo lo que entra
Si alguna vez has llevado tus cuentas durante más de un mes, conoces el momento. Abres la lista de movimientos y ahí está la compra del sábado, sin categoría. Le pones "Supermercado". El martes, otra. "Supermercado". Y el sábado siguiente, igual.
Ninguna de esas veces cuesta más de cinco segundos. Ese es precisamente el problema: es tan poca cosa que nunca parece merecer una solución, y se acumula. A los tres meses hay cuarenta movimientos sin categoría, el reparto del gasto del mes ya no suma lo que debería, y llevar las cuentas empieza a parecer un trabajo.
Decirlo una sola vez
Una regla es la forma de tomar esa decisión una vez y no cincuenta. Tiene dos partes:
- una condición, algo reconocible del movimiento, normalmente su descripción o a quién pagaste: "la descripción contiene Mercadona";
- una acción: poner una categoría, una o varias etiquetas, o las dos cosas.
En abacova las reglas viven en Ajustes. Mientras escribes la condición, el editor te dice cuántos de tus movimientos actuales la cumplen. Es un detalle pequeño que ahorra muchos disgustos: si escribes "Mercadona" y te dice que coinciden 3 cuando esperabas 40, sabes que la descripción que pone tu banco es otra antes de haber guardado nada.
Dónde se aplica, que es lo que importa
Aquí está la parte que separa una regla útil de una regla decorativa.
En abacova un movimiento puede llegar de cuatro maneras:
- lo tecleas tú, en el ordenador o en el móvil;
- lo importas de un fichero que te da el banco;
- lo escaneas de un tique o una factura;
- lo dictas: "he pagado cuarenta en el súper".
Las reglas se aplican en las cuatro. No hay un sistema de reglas para lo importado y otro para lo que escribes a mano, ni un caso que se quede fuera. Si la compra del sábado entra en un fichero del banco una semana y la apuntas tú a la siguiente, las dos llegan a "Supermercado".
Cuando la regla actúa sobre algo que estás anotando, lo ves: al abrir Más opciones en el formulario, la categoría ya está puesta y abacova te avisa de que la ha aplicado una regla. No hay magia escondida; hay una decisión tuya, tomada antes, que se cumple.
Dos límites que están ahí a propósito
Una regla que lo cambia todo sin preguntar sería peor que no tener reglas. Por eso hay dos límites deliberados.
Una regla solo rellena lo que está vacío. Si tú has elegido una categoría para un movimiento, ninguna regla la va a cambiar. Esa compra en Mercadona que en realidad era para una cena de cumpleaños y archivaste como "Celebraciones" se queda donde la pusiste.
Guardar una regla no toca lo que ya tenías. Una regla nueva se aplica a lo que entra a partir de ahora. Para lo que ya estaba registrado hay un botón aparte, Ejecutar reglas, en la pantalla de reglas. Lo pulsas cuando tú quieras, sabiendo lo que va a hacer, y gracias al primer límite solo va a rellenar huecos.
Un sitio para corregir
La otra ventaja es menos evidente. Cuando la categorización se hace a mano, un criterio equivocado está repartido por cientos de movimientos. Cuando la hace una regla, el criterio está en un solo sitio.
Si un día te das cuenta de que "Mercadona" no debería ir a "Supermercado" sino a "Casa", cambias la regla una vez, y todo lo que entre después llega bien. Lo que ya estaba categorizado se queda como está, porque una regla nunca sobrescribe una categoría puesta; si quieres moverlo, es una decisión tuya, no un efecto secundario.
Y si no sabes qué reglas crear
No hace falta empezar con veinte. Casi todo el mundo tiene un puñado de comercios que se repiten cada mes: el súper, la gasolinera, la luz, el teléfono, el gimnasio. Una regla para cada uno y la lista de pendientes se reduce a lo que de verdad es nuevo.
En los planes que lo incluyen, abacova además mira cómo has categorizado los mismos movimientos en el pasado y te propone reglas que reproducirían esas decisiones. Son propuestas: las aceptas o las rechazas, y no se aplica nada sin ese paso. El plan gratuito permite diez reglas, que para los comercios de siempre suelen bastar.
Verlo en un minuto
Esta semana hemos recortado un minuto de la lección 3 de la formación de abacova, Movimientos, categorías y reglas. Con una regla ya creada, se anota una compra en el súper y la categoría aparece sola.
La lección completa, con la creación de la regla paso a paso, está en la sección de formación de abacova. Es gratuita.