Un saldo que no sabes explicar es peor que no tener saldo

Hay dos maneras de no saber cuánto dinero tienes.

La primera es no tener ninguna cifra. Es incómoda, pero honesta: como no lo sabes, vas con cuidado. No te comprometes a un gasto grande sin mirar antes.

La segunda es tener una cifra equivocada. Esa es peor, porque no se nota. Abres la app, ves 1.240 € en la cuenta corriente y decides con ese número: el viaje de diciembre, el electrodoméstico que se ha roto, si este mes puedes apartar algo más. Mientras tanto, el banco dice 1.180 €.

Sesenta euros no arruinan a nadie. El problema no es la cantidad: es que ya no sabes cuál de los dos números creer, y un registro en el que no confías deja de servir para lo único para lo que existe.

Por qué los números se separan

Casi nunca es un error grande. Son cosas pequeñas que se acumulan:

• Un gasto que no apuntaste. El café pagado con tarjeta, el parking, una suscripción que se renovó sola.
• Un cargo con retraso. Pagas el viernes y el banco lo asienta el lunes. Durante el fin de semana, los dos números son distintos y los dos tienen razón.
• Algo que entró dos veces. Apuntaste el recibo de la luz a mano y después importaste el fichero del banco, que lo trae también.
• Un importe mal tecleado. 45,90 en lugar de 49,50.

Cada una de estas cosas, sola, es fácil de encontrar. Tres meses de ellas juntas, no. Por eso la conciliación funciona mejor como hábito que como rescate.

Qué es conciliar

Conciliar es comparar una cuenta con un extracto real del banco hasta que coinciden, y dejar constancia de que coinciden.

En abacova tiene su propia página en el menú principal. La pestaña de cuentas muestra cada cuenta con la fecha de su última conciliación, lo que ya está conciliado y lo que está pendiente. Desde ahí empiezas una nueva:

1. El extracto. Escribes la fecha del extracto y el saldo que te da el banco en esa fecha.
2. El repaso. abacova te enseña los movimientos de la cuenta y tú marcas los que aparecen en el extracto, uno a uno, como si lo repasaras con el dedo. Arriba ves la diferencia entre lo que dice el banco y lo que llevas marcado.
3. La diferencia a cero. Cuando marcas todo lo que está en el extracto, la diferencia debería ser cero, y se pone en verde. Si no lo es, lo que falta o sobra está delante de ti: un movimiento que no está en el extracto, un importe distinto, algo que falta. Puedes corregir importes y fechas en la misma pantalla, o añadir lo que no habías anotado.
4. Finalizar. Al terminar, esos movimientos quedan conciliados y bloqueados, para que nadie cambie su importe o su fecha por error.

Si un cargo lo asentó el banco después de la fecha del extracto, le cambias la fecha y sale de esta conciliación: aparecerá en la siguiente.

Dos partes de un mismo saldo

Lo que cambia después no es el saldo, es lo que sabes de él.

Cada cuenta pasa a tener dos partes: lo conciliado, confirmado contra el banco, y lo pendiente, todo lo que ha pasado desde entonces. Juntas forman el saldo. Ya no tienes que fiarte del número entero: sabes qué parte está comprobada y qué parte es todavía tu registro.

Cada movimiento nuevo empieza como pendiente, que es justo lo que la conciliación espera. Un movimiento conciliado sigue admitiendo cambios en su descripción, su categoría o sus etiquetas, porque eso no altera el importe que confirmaste.

Cada cuánto

No hace falta hacerlo a diario. El ritmo natural es el del extracto: una vez al mes, con el extracto delante. Si llevas el mes al día, son unos minutos.

Si llevas tiempo sin hacerlo, no intentes cuadrar todo de golpe. Concilia hasta una fecha anterior usando el saldo que tenía el banco ese día, y avanza desde ahí.

Y si importas los movimientos del banco con un fichero, la revisión de la importación ya te avisa de los que tenías apuntados a mano, para que no entren dos veces. Es la mitad del trabajo hecho antes de empezar.

Verlo paso a paso

La lección 4 de la formación de abacova, Importación bancaria y conciliación, enseña todo el recorrido: importar el fichero del banco, revisarlo y cuadrar la cuenta hasta que la diferencia llega a cero. Está en la sección de formación, y es gratuita.