"Viaje a Roma" no es una categoría
Llega siempre en el mismo momento. Vuelves de un viaje, te sientas a poner las cuentas al día, y piensas: voy a crear la categoría "Viaje a Roma" y así veo lo que me costó.
Es una idea razonable y es un error, y merece la pena entender por qué, porque no es una cuestión de nomenclatura. Es estructural.
La regla, en una línea
Una transacción tiene una sola categoría. Y tantas etiquetas como quieras.
Todo lo demás sale de ahí.
Por qué las categorías tienen que ser pocas y excluyentes
Una categoría responde a una única pregunta: ¿para qué fue este dinero? Comida. Transporte. Alojamiento. Salud. Vivienda.
Como cada gasto cae en una y solo una, el conjunto de categorías es un reparto completo de lo que gastas. Eso tiene una consecuencia práctica que es toda la razón de ser del invento: el desglose del mes suma el total, y el de este mes se puede poner al lado del de hace un año y la comparación significa algo.
Esa propiedad es frágil. Se rompe en cuanto una categoría deja de ser un "para qué" y pasa a ser un "a cuento de qué".
Qué es realmente "Viaje a Roma"
El viaje no es un para qué. Es un motivo que agrupa gastos de varios para qués: los vuelos son transporte, el hotel es alojamiento, las cenas son comida.
Si lo conviertes en categoría, durante el viaje parece que funciona: ves el total y estás contento. El daño aparece después, y aparece en silencio.
Esos 600 € de restaurantes han salido de "comida". Tu gasto en comida de octubre aparece artificialmente bajo, y no porque comieras menos. La comparación con octubre del año pasado ya no compara dos años: compara dos criterios de archivo. Y como el síntoma es un número que parece bueno, nadie lo investiga.
Multiplícalo por un año de viajes, mudanzas, reformas y cumpleaños y acabas con treinta categorías, la mitad de ellas proyectos terminados, y un desglose mensual que no se parece al del año anterior en nada.
Para eso están las etiquetas
Una etiqueta es una etiqueta libre que puedes poner en muchas transacciones, y una transacción puede llevar varias. No compite con la categoría: va encima.
El gasto de la cena en Roma es, a la vez:
- categoría: comida — qué tipo de gasto es;
- etiqueta: viaje-roma — por qué ocurrió.
Las dos preguntas se responden a la vez y ninguna estropea a la otra. Tu gasto en comida sigue siendo real, y el total del viaje también.
Los candidatos típicos a etiqueta son todos los que la gente intenta meter como categoría: un viaje, una reforma de la cocina, el curso escolar de un hijo, un proyecto freelance, una boda.
Lo que abacova añade encima
Tres cosas que convierten esto de una convención ordenada en algo útil.
Las etiquetas se anidan. Una etiqueta puede vivir dentro de otra, y la etiqueta padre suma todo lo que cuelga de sus hijas. "Viajes" por encima de "Roma" y "Lisboa" contesta a la vez "¿cuánto me gasté en Roma?" y "¿cuánto me gasto en viajar?", sin apuntar nada dos veces. Las etiquetas tienen su propia pantalla, en la web y en el móvil.
Los informes y los filtros entienden la jerarquía. Puedes filtrar por una etiqueta incluyendo o no sus subetiquetas, que es la diferencia entre el viaje concreto y la categoría de gasto "viajar" que tú mismo has construido.
Se pueden presupuestar y automatizar. Un presupuesto en abacova no tiene por qué ir sobre una categoría: puede ir sobre una etiqueta, que es la forma de poner un techo a un proyecto y no a un tipo de gasto. Y una regla puede aplicar etiquetas sola, igual que aplica categorías, para no tener que acordarte durante las tres semanas que dura el viaje.
La prueba rápida
Cuando dudes, hazte la pregunta de la categoría en voz alta:
¿Para qué fue este dinero?
Si la respuesta natural es "para comer", "para moverme", "para dormir" — es una categoría.
Si la respuesta natural es "para el viaje", "para la reforma", "para el cole de la niña" — eso no es un para qué, es un porqué. Es una etiqueta.
Cuesta cinco segundos decidirlo bien y evita el trabajo de reorganizar un año de movimientos cuando te des cuenta de que tus categorías se han convertido en una lista de proyectos viejos.