Control de gastos en Excel: 4 columnas, 1 fórmula y listo

Un control de gastos en Excel es una de las formas más sencillas de saber a dónde va tu dinero. No necesitas plantillas complicadas: con cuatro columnas y una fórmula tienes suficiente para empezar. Los mismos pasos sirven en cualquier otra hoja de cálculo.

Lo que necesitas antes de empezar

Solo dos cosas: los movimientos de tu banco del último mes y una lista corta de categorías. La lista es más importante de lo que parece. Con ocho o diez categorías basta, por ejemplo vivienda, comida, transporte, suministros, salud, ocio, suscripciones y otros. Si creas treinta, dejarás de usarlas.

Paso 1: crea las columnas

Abre un libro nuevo y escribe estas cabeceras en la primera fila:

A	B	C	D
Fecha	Descripción	Categoría	Importe

Anota un gasto por fila, con el importe en positivo. Si quieres controlar también los ingresos, usa una hoja aparte: mezclarlos en la misma columna hace que las sumas sean más propensas a errores.

Paso 2: añade una lista desplegable de categorías

Escribir las categorías a mano acaba mal, porque un solo error de tecleo deja una compra fuera de tus sumas. Para evitarlo:

1. Crea una hoja llamada Categorías y escribe tu lista en la columna A.
2. Vuelve a la hoja de gastos y selecciona la columna C.
3. En la pestaña Datos, abre Validación de datos, elige Lista e indica el rango de tu lista.

A partir de ahí, eliges la categoría en un desplegable y no puede haber variantes.

Paso 3: suma por categoría

En una hoja de resumen, pon cada categoría en la columna A y esta fórmula al lado, en la B:

=SUMAR.SI(Gastos!C:C;A2;Gastos!D:D)

Esto suma los importes de la hoja Gastos cuya categoría coincide con la de la celda A2. Si tu hoja de gastos tiene otro nombre, cámbialo en la fórmula. Arrástrala hacia abajo para el resto de categorías y añade una fila de total con =SUMA(B2:B9), ajustando el rango a tu lista.

Paso 4: compara con lo que tenías previsto

Una columna al lado con lo previsto por categoría convierte la hoja en un presupuesto: resta lo gastado y verás qué se ha pasado. Si no sabes qué cifras poner, la regla 50/30/20 es un buen punto de partida.

Paso 5: un libro al año, una hoja al mes

La forma más simple de organizarlo es copiar la hoja de gastos cada mes y dar a cada copia el nombre del mes. Así el resumen de cada mes se mantiene sencillo. El precio es que comparar meses exige trabajo extra, y ahí es donde muchas hojas empiezan a complicarse.

Cómo mantenerlo sin que te canse

El mayor enemigo de un control de gastos no es la fórmula, sino dejar de rellenarlo. Tres hábitos ayudan:

• Reserva un momento fijo. Diez minutos a la semana son más fáciles de mantener que apuntar cada compra.
• Parte del extracto del banco. Descargar los movimientos y pegarlos evita olvidos.
• No busques la perfección. Si un gasto no sabes dónde va, ponlo en «Otros». Lo importante es la foto general.

Cuándo se queda corto Excel

Una hoja de cálculo es gratis, flexible y es tuya. Para una persona con una cuenta puede ser todo lo que necesitas. Suele costar más cuando:

• tienes varias cuentas y tarjetas, y una transferencia entre ellas parece un gasto;
• quieres categorizar a mano lo mismo una y otra vez;
• compartes los gastos con otra persona y dos copias del archivo dejan de coincidir;
• una fórmula se rompe y no lo notas;
• quieres apuntar un gasto desde el móvil en el momento.

Si te ocurre, una aplicación puede ahorrarte ese trabajo. En abacova puedes importar tu hoja o el archivo de tu banco con una vista previa antes de guardar nada, y unas reglas asignan la categoría a lo que se repite. Las transferencias entre tus cuentas no cuentan como gasto. En la aplicación del móvil puedes registrar un gasto, escanear un recibo o dictarlo, y si quieres seguir trabajando en tu hoja, cada tabla se puede exportar a Excel.

El plan gratuito permite dos cuentas y 200 movimientos al mes. Puedes ver qué incluye cada plan en la página de precios.

Por dónde empezar

Abre una hoja hoy, crea las cuatro columnas y pega los movimientos del último mes. En media hora tendrás tu primer resumen por categorías. Después, compara lo que ves con lo que creías gastar, y calcula cuánto puedes ahorrar al mes.