Movimientos, categorías y reglas

Anota lo que entra y lo que sale

Saber cuánto gastas está bien, pero saber en qué lo gastas es lo que te deja decidir. Antes de ordenar nada necesitas una cuenta y unas cuantas transacciones, así que, si partes de cero, crea la cuenta por la que pasa tu dinero del día a día.

Un ingreso: la nómina

Para anotar una transacción en la web, abre Nuevo en la barra superior y elige Nueva transacción. Márcala como ingreso y pon el importe, una descripción y la cuenta en la que entra. Aparece en la lista como pendiente, como todas las nuevas, hasta que la confirmes o la cuadres con el extracto del banco.

Un gasto: la compra

Ahora toca el gasto más habitual de todos, la compra del supermercado. Márcala como gasto, pon el importe y escribe una descripción clara que incluya el nombre del supermercado. Ese nombre te servirá más adelante. De momento, deja la categoría vacía.

Pon orden: categorías y etiquetas

Con unas cuantas transacciones anotadas, toca decir qué es cada una. abacova te da dos herramientas, y cada una sirve para algo distinto.

Crea una categoría

Una categoría dice para qué fue el dinero: comida, alquiler, transporte. Las categorías se gestionan con las listas de la organización, en Paramétricas. Añade una categoría para la compra. Puedes reordenar la lista arrastrando, y todos los selectores de categoría la muestran por orden alfabético.

Crea una etiqueta

Una etiqueta es una marca libre que agrupa transacciones de categorías distintas, como todo lo de casa o un viaje a Roma. Las etiquetas tienen su propia pantalla. Crea una allí con un nombre que reconozcas. También se pueden anidar, y una etiqueta superior reúne todo lo que hay en las que dependen de ella.

Categoriza una transacción

Vuelve a Transacciones y abre la compra que anotaste. En el formulario, primero va la categoría y después las etiquetas. Elige tu categoría, añade tu etiqueta y guarda. También puedes editar las celdas de categoría y etiquetas directamente en la lista.

Deja que las reglas trabajen por ti

Categorizar a mano cada semana cansa, y para eso están las reglas. Una regla se fija en algo reconocible de una transacción, normalmente su descripción o su contraparte, y aplica una categoría, etiquetas o ambas. El plan gratuito permite diez reglas.

Una regla que categoriza sola

Para verla en acción, anota primero otra compra en el mismo supermercado y deja su categoría vacía.

Después abre la pantalla de reglas y crea una nueva, con un nombre que explique lo que hace. Como condición, indica que la descripción contenga el nombre del supermercado. Mientras escribes, el editor te muestra cuántas de tus transacciones cumplen la condición. Como acción, pon la categoría que has creado. Luego guarda.

Lo que ya tenías y lo que llegará

Guardar una regla no toca lo que ya está registrado. Para aplicar tus reglas a esas transacciones, pulsa Ejecutar reglas en la pantalla de reglas. La compra que dejaste vacía ya tiene su categoría. Una regla solo rellena una categoría que siga vacía, así que nunca sustituye la que elegiste tú.

A partir de ahora, tus reglas actúan en cualquier vía por la que entre una transacción en abacova: escrita a mano, importada de un fichero, escaneada de un recibo o dictada. La próxima vez que anotes una compra en ese supermercado, la categoría se pondrá sola.