Importación bancaria y conciliación

Prepara la cuenta

Apuntar cada transacción a mano funciona, pero tu banco ya las tiene todas. En esta lección verás cómo traer el fichero que descargas de tu banco, revisarlo antes de que llegue a tus cuentas y conciliar después la cuenta con el extracto, para saber que tus números y los del banco coinciden.

Si vienes de otra aplicación, tu historial se trae desde una importación aparte. Aquí nos centramos en el fichero de tu banco.

Antes de importar, necesitas la cuenta a la que pertenece el fichero. Si aún no la tienes, créala ahora, con su tipo, moneda y saldo inicial. Si ya has anotado transacciones a mano, déjalas: esos cargos llegarán en el fichero y los resolverás en la revisión.

Trae el fichero de tu banco

Enseña el formato una vez

Cada banco organiza sus exportaciones a su manera, así que abacova aprende cada formato una sola vez. Abre la pantalla para importar el fichero de tu banco, que admite exportaciones CSV y de hoja de cálculo. Enseñar un formato tiene tres pasos:

1. Subir muestra: añade un fichero descargado de la web de tu banco.
2. Configurar: asigna las columnas, como la fecha, la descripción y el importe, ajusta las opciones de lectura y comprueba la vista previa.
3. Guardar: ponle al formato un nombre, una descripción y una cuenta por defecto.

Importa el fichero

Cada vez que descargues un fichero nuevo, vuelve a la pestaña de importar, elige el formato guardado, selecciona el fichero e impórtalo. Un mensaje te dice cuántas filas son nuevas y cuántas se han omitido por estar ya importadas. Las filas ilegibles se cuentan con su número de línea, para que las corrijas o las anotes a mano. Si importas aquí el mismo fichero dos veces, no se añade nada.

Revisa antes de guardar

Las filas esperan en una cola de revisión, sin pasar a tus cuentas. Dale a cada fila una de estas tres decisiones:

• Incluir: es una transacción nueva.
• Emparejar: ya la tenías anotada. abacova lista las transacciones registradas con el mismo importe y una fecha cercana. Si la más próxima está a tres días o menos y ninguna otra está igual de cerca, aparece como Recomendada. Si falta la correcta, Incluir de todos modos añade la fila como nueva.
• Ignorar: descarta la fila, por ejemplo una retención temporal de la tarjeta que no es un gasto real.

En este punto tus decisiones solo quedan anotadas. Nada cambia hasta que pulsas el botón de aplicarlas. Al acabar, Terminar con este archivo lo cierra, y las filas sin revisar se descartan tras un aviso.

Concilia con el extracto

El último paso es comprobar tus números con los del banco. Abre Reconciliación en el menú principal. La pestaña Cuentas muestra cada cuenta con la fecha de su última conciliación y sus importes conciliado y pendiente.

Cuadra la cuenta con el banco

Empieza una conciliación en la cuenta e introduce la fecha y el saldo del extracto. Después marca cada transacción que aparezca en él. La diferencia se pone en verde al llegar a cero: abacova y el banco coinciden. Continúa y finaliza.

Las transacciones conciliadas quedan bloqueadas, para que no se cambien por error. Solo se pueden modificar sus etiquetas, categoría, descripción y contraparte, tras una confirmación. Para cambiar otra cosa hay que reabrir la conciliación, algo posible con la última finalizada de cada cuenta.

La cuenta ya coincide con tu banco, con las transacciones importadas y las anotadas a mano juntas.